cybrat (cybrat) wrote in ru_time_mngmnt,
cybrat
cybrat
ru_time_mngmnt

Удовольствие от жизни через "ролевую модель"

 

Здравствуйте, сообщники...
Недавно писал статью для журнала, рассказывал про свою систему управления временем. Решил поделиться, может будет полезно кому-то. Формат не "ЖЖ-шный", журнальный, сорри.

Сейчас я ее перечитываю, и конечно же многое не нравится. И это бы по другому написал, и то. И тут косяк. А здесь неполно. А вот тут примеров не хватает.
Ну, в общем что вышло, то вышло :)
Суть техники, к которой пришел, вроде изложить получилось.


-------------------------------------------------------------------------------------------

Часто ли у вас возникает ощущение, что  «целый день – головы не поднимал, поесть некогда было, а что сделал? Не понятно…». У меня бывало, и часто. Самое неприятное, что наступал следующий день, и все повторялось.

 Я всегда дорожил своим временем, старался им управлять, и долго анализировал причины его неэффективного использования.  Для себя – я их нашел. Нашел и как их устранить. Таким образом, избавился и от многих неприятных последствий ощущения «потерянного времени»:  раздражения, недовольства собой, своей работой и сотрудниками.

 

 

Проблема

Вроде кто-то зашел, что-то спросил, я что-то читал, куда-то ездил - и дня, как ни бывало. Внутри накапливался негатив, который, зачастую, выплёскивался на людей.

Одна из возможных  причин того, что время уходит неизвестно на что – наличие нескольких рабочих «ролей», которые мы одновременно играем, смешивая функции, задачи, способы достижения целей.

Я, например, сейчас создаю ИТ-компанию. И мне надо играть сразу несколько ролей. Первая - «владелец». Это статус-кво: занимаюсь планированием, анализом возможностей развития компании, продумываю оргструктуру, пишу регламенты, работаю над схемой мотивации, над маркетинговой политикой и «отстройкой» от конкурентов. Вторая роль - «менеджер». Исполняется по необходимости: руковожу проектами, встречаюсь с заказчиками, подбираю исполнителей, решаю текущие, операционные задачи, рисую планы проектов, готовлю документацию, управляю сроками. Обучаю программистов, занимаюсь «командообразованием». Третья роль – «исполнитель», временная. Приходится  тратить время на то, чтобы съездить в банк, подготовить и распечатать счета, узнать, где обещанный платеж, написать текст коммерческого предложения, продумать конфигурацию сервера… Всеми этом задачами должны заниматься мои сотрудники, но пока их мало, - и приходится многое делать самому.

Эти роли я «исполняю», чередуя их, и успеваю сделать много, но…Почему же тогда появлялась неудовлетворенность тем, как прошел день, и собой? Оказывается, - из-за ошибочной самоидентификации: я знаю, чем на самом деле мне нужно заниматься, и вижу, чем занимаюсь фактически.

Если такая ситуация вам знакома, можно попробовать применить найденный мной вариант управления собой, и своими «ролями». И в качестве первого шага я рекомендую четко ответить на вопрос – какие роли на работе исполняете вы?

Свои роли

В моей ситуации роли три («владелец бизнеса», «менеджер проекта», «исполнитель»). У каждого руководителя этот список ролей будет своим, возможные варианты см. в таблице.
Определив «на глазок», по ощущению, свои роли, отстранитесь немного и несколько дней пронаблюдайте за своей профессиональной деятельностью. Все ли дела, которые вы выполняете, легко отнести к какой-то из ролей? Если да, деление на роли вы сделали верно. Если нет, то подкорректируйте себя.

 

Варианты ролей руководителя в компании

Роль

Описание

Наставник

Учит, делится жизненным опытом, поправляет, рассказывает, помогает советом, решает сложные ситуации, направляет

Коуч

Задает вопросы, слушает, не критикует, не направляет. Придерживается недирективного пути развития персонала. Помогает другим самостоятельно разобраться в ситуации и вырасти профессионально и лично.

Администратор

Следит за тем, чтобы всем хватало ресурсов, все системы работали как часы, расходные материалы были заказаны в достаточном количестве, вакансии обновлены, компьютеры работали, ТО кондиционеров было произведено вовремя.

Генератор идей

Читает книги, газеты, журналы – везде ищет профильную информацию, следит за тенденциями в своей области, думает «о перспективах», предлагает, экспериментирует, не боится тратить время на работу над «спорными» с точки зрения необходимости задачами.

Менеджер

Распределяет ресурсы, планирует работу, ставит задачи и контролирует их выполнение. Создает команду, отслеживает тенденции внутри коллектива, продвигает людей, оценивает.

 

Для того, чтобы понять, каким ролям вы уделяете больше времени, каким меньше, просто делайте пометки в течение дня, сколько и на что вы потратили время, а вечером просуммируйте. Например: «коуч» - около часа утром, около 30 минут после обеда, итого 2 часа, «администратор» - 3 часа и т.д. Не ограничивайтесь одним днем! Особенно если у вас много ролей. Результат будет корректным при наблюдении за срок не менее чем неделя.

Задать приоритеты

Если в ваших глазах собственная карьера и смысл вашего труда совпадают с текущими задачами развития бизнеса компании, в который вы сейчас работаете, то ситуация проста и  смысл следующего шага – освободить себя от ролей, исполнение которых не ведет к позитивным изменениям в развитии бизнеса. Но ситуации бывают разные и не исключено, что ваши личные стратегические цели лежат в области, не связанной с этой конкретной компаний и тогда ситуация сложнее – сбросить с себя роли, в исполнении которых, может, и заинтересовано ваше непосредственное руководство, но они бесперспективны для вашего личного развития и прогресса (кстати, именно в таких случаях многие наемные топ-менеджеры меняют место работы).  Конечно, решение за вами, но смысл второго шага по моему варианту управления временем это не отменяет. Итак, второй шаг – задать приоритеты: наметить пропорцию времени, которое необходимо уделять разным ролям с тем, чтобы успевать решать и тактические и стратегические задачи. Полагаю, не стоит планировать с точностью до долей процента, достаточно – примерного понимания. Я для себя решил так: треть времени я должен быть «владельцем», треть времени «менеджером», и треть времени, по необходимости приходится быть «исполнителем». По мере развития фирмы, эти приоритеты и распределение будут меняться: управляющие функции – усиливаться, исполнительские – сходить на нет.

Корректируем планирование времени

Следующий шаг - планировать свою неделю, день, месяц, составлять списки основных дел, задач, с учётом своих ролей, и пропорций которые определили и которые считаете оптимальными.

Для меня, лучше всего работает планирование недели. Не всегда можно распределить задачи внутри одного дня так, чтобы добиться желаемой пропорции. Даже более того, не стоит этого делать – иногда правильнее посветить целый день решению одной большой задачи, а не переключаться с одной «роли» на другую. А вот в рамках недели выделить себе «стратегический день», «день встреч», ежедневные «проектные 2 часа» - вполне реально. Главное, чтобы время, съеденное одной ролью, было восполнено, и пропорция восстановилась.

Первая половина дня – решение оперативных вопросов? Во второй половине – закрываем почту, закрываемся от коллег, и работаем над стратегией. День полностью «съеден» встречами? Следующий день посвящаем сосредоточенной работе в офисе.

Анализировать каждый  прошедший день

Очень важный для меня этап -  подведение итогов дня. Вечером, после завершения всех дел, я веду дневник, в котором кратко описываю события  дня и выполненные дела. Каждому дню я даю оценку, был ли он эффективным и насыщенным, принес ли пользу бизнесу, мне лично, другим людям? Если были допущены ошибки, то почему?

Такая работа занимает у меня немного времени – 5-10 минут каждый вечер. Но ее пользу трудно переоценить.

Раньше, очень часто я заканчивал день в состоянии злости на самого себя. Весь день работал, не отвлекался, не читал книг, не «рылся в интернете», а результатов работы не видно. Теперь, анализируя прошедший день с точки зрения своих рабочих ролей, я понимаю, например, что работал я целый день как исполнитель, а ожидания у меня от себя, как от директора. Тогда я говорю себе – «ОК, как сотрудник я поработал сегодня хорошо и качественно. На этом ставлю точку, и принимаю сложившуюся ситуацию без чувства вины. Зато завтра  я на пушечный выстрел не подойду к «текучке». Давно собирался книгу дочитать? С утра буду читать. А после обеда, займусь давно задуманной системой проектного управления».

Домашние роли

Учитывая, что для людей бизнеса характерна проблема смешивания личного и рабочего времени, аналогичную систему ролей можно использовать не только на работе, но и дома!

У каждого из нас есть и домашние роли: муж/жена, отец/мать, брат, друг, и так далее. Про эти роли тоже нельзя забывать, им так же нужно уделять внимание. В этом один из ключей к более наполненной, сбалансированной жизни. Поэтому, оставив бизнес за порогом своего дома, просто попробуйте планировать дела в «домашних ролях», побыть «настоящим мужчиной», который хотя бы раз в неделю занимается «чисто мужскими» домашними делами. Или «папой» («мамой»), придумывая своим детям интересный совместный досуг каждые выходные. Или даже «человеком, заботящимся о себе»! Регулярно планируя (и выполняя) задачи связанные со своим здоровьем, образом жизни, занятиями спортом, чтением книг… И вот что важно - по моему опыту, не столь важно количество часов, проведенных в любой роли, ценны прежде всего наполненность, качество, с которым вы проводите это время.


  • Post a new comment

    Error

    default userpic
  • 5 comments